كيف تقود اجتماع في العمل

كيف تقود اجتماع في العمل

رجال الأعمال وأصحاب رؤوس الأموال كثيرا مايتطلب منهم عقد اجتماع عمل!!! ولكن بمجرد ما يدور في خاطرهم الأجتماع بالموظفين او بالاشخاص الذين يترأسوهم , نجدهم دائماً مايشعرون بالضجر والملل .. وهم لا يفكرون إلا بمتى سوف ينتهي هذا الاجتماع, ونجدهم يتنفسون الصعداء بعد انتهاء الاجتماع.. هكذا هو حال أغلب الاجتماعات, أليس كذلك؟ وغالباً ما يكون فشل هذه الاجتماعات نتيجة لإخفاق أدارة قائد هذا الاجتماع.

How to lead a meeting at work

كيف تدير اجتماع عمل ناجح؟.. كيفية قيادة اجتماع عمل ؟.. كيفية أدارة اجتماع عمل؟

عندما يتعرض أحدنا أن يكون هو قائد الاجتماع تنتابنا بعض الرهبة خوفا وقلقاً أن تكون نتيجة الاجتماع غير بنائه , ولكن هل تعلم أن من السهل جذب انتباه كل من في الاجتماع حتي يحقق اهدافه ؟..

إليك خطوات لقيادة اجتماع ناجح وبناء ..

خطوات قيادة اجتماع ناجح :

Steps to lead a successful meeting

هناك خطوات فعالة لقيادة اجتماع عمل ناجح

1- حدد أهمية الاجتماع

لا تكتفي عند عقد اجتماع , أن يكون من كنوع من العادة تو الأضرارية ,أو حتي مظهر من مظاهر الإدارة, ولكن عليك التأكد بنفسك من ان هذا الاجتماع بالفعل هام؟ .. وهل سيضيف أشياء جديدة وفعالة لتطوير وتنمية مسيرة العمل أم يعتبر لقاء ممل وروتيني ويمكن الاستغناء عنه؟ ..

فإذا كان اجتماعك يمكن الاستغناء عنه ولا ضرورة من عقده , فببساطة لا تعقده ولا فائدة منه.. حتي لا تتسبب كرئيس للاجتماع في ضجر من حولك وفقد المصدقية في باقي الاجتماعات.

مع ضرورة ان يكون الاجتماع ناجح وذو هدف واضح, كما يكون هناك ضرورة لعقد هذا الاجتماع.

 

2- جهز نفسك جيداً قبل الاجتماع

لا تترك شيئاً يمر من بين يديك في الاجتماع , وذلك لضمان نجاح اجتماعك وقيادتك له.. وذلك من خلال تحديد النقاط المهمة للاجتماع وتدوينها في أجندة .. وتغطية كل الأمور المراد انجازهامع توفير كافة الأجهزة التوضيحية ..مثل الأجهزة السمعية أو البصرية , ومراجعة الأسلاك والتوصيلات و تأكد من وجود الأوراق والأقلام اللازمة أمام أعضاء الاجتماع قبل عقد الاجتماع بفترة كافية .

 

3- لا تدع شيئاً للصدفة

حاول إيجاد البدائل عند حدوث أي ظرف طارقة , قد تهدد بانقطاع الاجتماع أو إلغاؤه .. مثل وجود مولد كهربائي إضافي في حال انقطاع الكهرباء أو وجود جهاز توضيحي أخر .. ثم قم بنسخ أهم نقاط اجتماعك على وسيلة أخرى حفاظاً عليها من الضياع, لمراجعتها عند يتطلب الأمر.. وأرسل عنوان الموضوع المطروح للاجتماع إلى أعضاء الاجتماع .. وذلك قبل الاجتماع بفترة كافية, واهتم بترتيب أعضاء الاجتماع كلا حسب مهامه, و ترتبيهم من حيث أهمية تفاعلهم في الإجتماع .. فمثلاً ان يبقي مساعدك على جهتك اليسرى, والمسئول عن إعدادات الأجهزة التوضيحية على جهتك اليمنى..وأن تجعل أعضاء كل قسم بجانب بعضهم لوجوب المشاورة فيما بينهم إذا لزم الأمر.

 

4- ابدأ اجتماعك في موعده

مهما كانت الظروف , لا تأخر اجتماعك حتى وإذا لم يحضر الاجتماع إلا فرداً واحداً, ولا تنتظر أحداً , حتي يعلم الجميع بالجدية في الاجتماع .. وذلك كخطوة عملية منك لإثبات قيادتك للاجتماع والتحكم فيه, ولا تجعل اجتماعك عرضه لتقلبات ظروف باقي الأعضاء ورغباتهم.

 

5- تفاعل مع أعضاء الاجتماع

الاجتماع الناجح لايقوم علي سرد سبب الاجتماع وأهدافه فقط .. ولكن الغاية من الاجتماع هو المشاركة والتفاعل بين أعضاء المؤسسة او الشركة الواحدة وذلك لتحقيق أفضل النتائج والخروج بها في نهاية الأجتماع.. ولتحقيق ذلك يمكنك توجيه الأسئلة على الأعضاء الموجودين حول أهم شيء قلته, أو ما هو هدف الاجتماع في محاولة للحصول على انتباههم وتفاعلهم.

كما يمكنك الاستفسار عن الآراء و المقترحات المقدمة وتشجيع إبداء الرأى دون التحيز لرأيك أو مقترحك وإشعال جو الحماس بينهم وسماع كل عضو ومعرفتة حله أو مقترحاته .. ثم التعقيب عليه بكلمة جيد أو تفكير مبدع. وفي نهاية الاجتماع يمكنك أن تطلب منهم أن يكتب كل شخص رأيه في كافة المقترحات التي تم طرحها من جميع الأعضاء , وأهم المقترحات الرئيسية وتغطيتها من وجهة نظره.

 

تقبل اأاختلاف في وجهات النظر

من الطبيعي عند التحاور والمشاورة والسماع لآراء الآخرين أن تختلف الآراء مع بعضها او ضد رأيك أنت.. وقد ترتفع الأصوات في محاولة من كل شخص إثبات صحة رأيه , وهنا يجب عليك أن تطلب من الجميع التزام الهدوء التام, وأن يكون صوتك به نبره من الحزم و ليس فيه لهجة الأمر.. ثم يجب ان تنتظر لحظات قبل استكمال الحديثحتي يسود الهدوء.. كما يمكنك التذكير بالنقطة الرئيسية للخلاف وعرض جميع الآراء, والتصويت بالموافقة على الآراء من قبل الأعضاء عن طريق الاختيار . اما اذا كانت وجهة نظر أحدهم غير واضحة يجب أن تفسح له المجال للتوضيح بصدر رحب دون مقاطعة.. ثم المواقفة على وجة نظر واحدة نتيجة لإجماع الكل عليها.

 

استحوذ علي اهتمام الجميع

فعندما تقود اجتماعاً يجب أن تستحوذ على اهتمام الجميع.. فركز علي نبرة صوتك ولا تجعل نبرة صوتك واحدة رتيبة بل غير نبرات صوتك من الارتفاع إلى الانخفاض وتحكم فيها بما يناسب الكلام.. وضع عينيك علي من حولك واجعل بينكم صلة تواصل بالنظر إلى عين المتلقي حتى يشعر باهتمامك به, ووزع نظراتك على كل من في الغرفة دون التركيز علي فرد بعينه .

حتي لايشعر أحدهم بالملل أو عدم التركيز , فيمكنك مبادرته بالسؤال حتى يستعيد نشاطه وانسجامه وتركيزه في الاجتماع , مع عدم أستخدام يديك بصورة مبالغة في الشرح حتى لا يلتفت من حولك بالنظر إلى حركات يديك ويسرح معها .. بل حاول أن توجه حركاتك في توصيل فكرتك دون المبالغة .

 

تحكم في إدارة الاجتماع

لا تعطي الفرصة لأحد حتى يقود اجتماعك بل كن أنت القائد.. وأعطي لكل شخص فرصته في التعبير والكلام, ولا تجعل  شخص يأخذ فرصة الآخر في الحديث او في وجهة نظره, كما يجب التركيز في سياق الاجتماع وعدم البعد عنه.

 

كيف تنهي اجتماعك ؟

How to end your meeting

كيف تنهي اجتماع ؟ .. قبل نهاية الاجتماع يجب التنبيه على أمر هام وهو كما بدأت الاجتماع في الموعد المحدد يجب إنهائه في الموعد المحدد وهذا يتطلب ضرورة تقسيم الوقت وترتيب مراحل الاجتماع ..

فمثلاً يجب أن تحدد الآتي :

–  تحديد وقت للمقدمة وشرح سبب الاجتماع.

–  توفير وقت الدخول في صلب موضوع الاجتماع وعرض المقترحات البنائه.

–  توفير وقت بالسماح لأعضاء الاجتماع في المشاركة لأبداء آرائهم , ثم وضع حد أقصى للكلمة مع ضرورة عدم تخطي هذا الحد.

 

وقت نهاية الاجتماع والكلمة الختامية.

في نهاية الأجتماع يجب أستعراض ملخص لما تم عرضه ومناقشته في الاجتماع, مع التركيز على أهم النقاط التي تم طرحها والقابلة للتنفيذ.. ومشاركة أعضاء الاجتماع بكتابة أهم ما طرح في الاجتماع ,ثم التعليق عليه من وجهة نظرهم لمعرفة مدى نجاحك في الاجتماع وفي قيادة الاجتماع وجذب انتباههم..وأن تأخذ بعين الأعتبار لآرائهم والأخذ بالاقتراحات القابلة للتنفيذ في الاجتماع .

فضلا :أذا أعجبك هذا المقال أترك تعليقك وأنشره بين أصدقاؤك لتعم الفائدة علي الجميع ,شكرا للمتابعة .