كيف تنجز عملك أسرع ؟

كيف تنجز عملك أسرع ؟

اليوم  تتسارع فيه الأحداث بسرعة البرق . ونكاد لا نشعر بالوقت وكيف يمر وفيما نقضيه . ونسعي جميعنا للاستفادة من كل دقيقة في حياتنا ,حتي نصل لحياة افضل ونجاح مؤكد . ,فأذا كان لديك نصف يوم فقط لإنجاز عمل يوم كامل . حينها ماذا ستفعل ؟ وبماذا ستبدأ ؟ وما الذى يجب أن يقدم وما يمكن أن يأتى لاحقاً ؟ عندها ستشعر بضيق الوقت المتاح أمامك للعمل ، فإنك مضطر لوضع خطة على أعلى مستوى من الكفاءة .

الكثير من الكتاب أهتموا بهذا المجال وتوصلوا لمفاتيح هامة نحتاجها بشدة لنتمكن من خلالها تحقيق أقصى إنجاز ممكن وبأقل مجهود وفي زمن قياسي , ومن عصارة جهدهم تمكنت من جمع بعض النقاط المهمة التي بشأنها تساعدكم في أنجاز أكثر وفي وقت أقل .

التفكير
1 ـ أعلم جيدا انه لا يوجد وقت كافي لعمل كل شئ , لذلك  من المهم التركيز على الأشياء الأكثر إيجابية وأهمية . لذا يجب عليك تطبيق ذلك في عملك وحياتك الشخصية حتي  سنجز أكثر .

2 ـ  ركز علي مهمتك وصفى ذهنك و تجاهل أي شئ آخر .

3- ابتعد عن التوتر الزائد الذي يجعل من مهمتك تبدو أصعب ولا تجعل الضغوط الخارجية تؤثر عليك وقم به في هدوء .

4 ـ  لا تحاول أن تصل الي أعلي المستويات . فقد تقع فى كثرة المحاولات بغيا للكمال . مما يؤدي إلى زيادة في الوقت والمجهود بدون داعى .

5 ـ لاتلوم نفسك لعدم وصول انتاجك الي ماتصبو اليه, وعليك عندما يقل انتاجك بالتوقف الفوري وإعادة التفكير بأسلوب أخر.

6 ـ  تعامل مع مكان عملك بنوع من الود والألفة وحاول من وقت الي أخر في التنظيم والتعديل منه بصورة ترضي شخصيتك .

التخطيط

1 ـ  من الضروري عند البدأ في أي مهام ان تجهز قائمة بالمهام والأفكار التى ترد لذهنك والتى يتعين عليك إنجازها.

2 ـ  رتب قائمة مهامك تبعاً للأهمية  ( أ – ب – ج ) , واتخاذ الوقت اللازم لتحديد الأولويات مما يسهل عليك إنجاز المهام الواحدة تلو الأخـرى .

3- تحري الدقة في تخطيط مهامك , فالنجاح الذى يتمتع به الكثيرون يرجع إلى دقة تخطيط حياتهم .

4- حدد هدف ثم ابدأ اول خطوة نحو طريقك , قسم الأهداف إلى مهام أساسية . لا يهم إن كان الهدف كبيراً أم صغيراً العبرة بالنهايات .

5-ـ  الوقت عامل مهم ومطلوب لإنجاز كل مهمة على قائمتك . لذلك حدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة ولكن عليك ان تضيف وقت ضائع للوقت الفعلى لإنجاز هذه المهام فدقيقة واحدة من التخطيط الفعال تجنبك ضياع  ساعة من التفكير .

6- ـ  نبحث عن طريقة لانجاز المهام ووضع خطه مرنه لكل مهمة , اي أن تقسم الخطوات باستمرار لخطوات أصغر مما يسهل عليك إنجاز مهمتك .

7- استغل وقتك لمعالجة الأمور حسب الأولوية .

8- استغل الأوقات التى تكون فيها فى أفضل طاقتك لإنجاز المهام الأكثرصعوبة.

9- ركز فكرك حتى وإن كنت مطالب بإنجاز مهام عديدة ، فستقابلك الكثير من المغريات التى تصرف انتباهك مثل الذهاب الي بعض الاشخاص الذين تأنس اليهم ,او ممارسة الأعمال الترفيهية الشيقة للجميع , ولكن إذا أردت أن تنجز عملك فما عليك إلا أن تركز على ما هو أكثر أهمية

10 – حدد لنفسك خطة في نهاية اليوم لانجاز أولويات اليوم التالي حتي توفر من وقتك.

11-  عندما يشترك معك آخرون في نفس مهمتك, عليك ان تنتبه لما يبدر منهم من تأخير أو تجاوزات  ,لذلك يتعين عليك وضع خطة تكون واضحة للجميع حول ما يجب ان ينجز ومتي  وأعلم بأنك وحدك المئول عن ذلك اذا ماكنت منتبها ..

أهمية التنظيم 

1ـ  رتب مكتبك لتقوم بأداء جيد وسهل , ضع كل شئ فى مكانه فى نهاية اليوم  حتي تسهل عليك في اليوم التالي.

2- اعمل تحت إضاءة طبيعية بقدر المستطاع , اترك مساحة فارغة على المكتب , أستخدم كرسى مريح .

3ـ  قبل أن تبدأ  عملك , أحرص على توفر الأساسيات اي أجمع كل المواد التى تحتاج إليها مسبقاً .فتجهيز ما تحتاجه يجعلك أكثر اندماجا بالعمل دون تشتت .

4- استخدم التقنية الحديثة في البحث عن المعلومات بأستخدام الأنترنت في تنظيم أوراقك بالاستعانة بطريقة الأبجدية عن طريق برنامج المكروسوفت أوفس  أو البحث عن الدليل التجاري حتي تستفيد من أهدار الوقت.

أبدأ فورا دون تردد
1- أذا اردت انجاز عملك فينبغي عليك ان لاتتردد وتغلب علي عادة التأجيل التي تسيط علي أغلبنا,  قم اليوم وليس غدا .

2- أنجز ماتستطيع فعله اليوم ثم قم بوضع قائمة للغد, تحضير جدول أعمالك فى وقت سابق يجعلك تبدأ بداية أفضل فى يومك الجديد . ويجعلك أيضاً تفكر بالخطوات المطلوبة التالية .

3ـ  ابدأ كل صباح نشيطا صافي الذهن واستيقظ ساعة مبكراً عن المعتاد وأستغل هذه الساعة للقيام بأفضل أداء..

4-أجلس علي مكتب مرتب ونظيف و داوم على تنظيف مكتبك وجعله ضمن عملك اليومى للقضاء علي الفوضى أو ضياع اي ورقة مهمة  .

5ـ  لاتؤجل عملك .. ابدأ فوراً . فإذا انتظرت انتظام بعض الأمور فسوف يضرك للتأجيل ولن تستطيع  تحقيق هدفك.

6- أختار  أصعب المهام أولاً لانجازها. وذلك عندما تواجه بقائمة من المهام الثقيلة ، قم بالأكثر بغضاً أو صعوبة واحدة تلو الأخرى . ستشعر بعد ذلك أن كل ما يأتى بعد ذلك  سهل .

7- أحرص علي الدقة فى المواعيد , فستجعلك تبدو ملتزماً وتوفر لك الوقت والمال . وتجبر غيرك علي تحري الدقة في مواعيدهم . 

8ـ   ابدأ بعمل شئ هام وستشعر بالطمئنينة و سيساعدك على إكمال يومك .

9- ابدأ قائمتك اليومية بالمهام أو الأعمال البسيطة وقم بوضع خطة تيسرلك انجاز المهام الأكثر تعقيداً .

أبتكر أفكار إيجابية 

1ـ  إذا كنت تمتلك وقت إضافى  قم بأكثر الأعمال إنتاجية لأنها هى التى تعطيك القيمة الأعلى .

2ـ  اذهب للخطوة التالية في الأهمية على قائمتك. وركز انتباهك عليها حتى تكتمل , واحدة تلو الأخرى .

3 ـ  واصل التركيز على أي خطوة مهملة ذات أولوية . أعطيها الاهتمام المطلوب وحتما ستصل لانجازها .

4ـ  استثمر وقتك وخبرتك بحكمة . ركز فى كل مهمة وقرر أى من الإمكانات المتاحة أكثر فاعلية لإنجازها .

5ـ  حدد الوقت الذى تكون فيه أكثر إنتاجية , ثم قم بالعمل . استخدم الأوقات التي تكون فيها الأقل فى معدلات الإنتاج للرد على الاستفسارات أو ترتيب الأوراق والرد علي المكالمات الهاتفية وخلافه , أذن المطلوب ان تحول وقتك لأفعال منتجة .

6- تعلم استخدام قواعد البيانات ومخططات المشاريع وبرامج الجدولة وأى برنامج يفيد عملك وأداءك حتي تنجز أسرع .

7- نوع من حجم المهام لتتفادى الإجهادحتي لاتشعر بالخمول في نهاية اليوم .

8ـ  تحد نفسك لإنهاء المهام المدرجة على جدول أعمالك , ولاتبخل علي نفسك بأن تكافئها لزيادة معدل الإنتاج .

9ـ  أبذل جهدك لزيادة معدل التحسن في المجهود وطور أداءك في العمل لزيادة الأنتاج .

10- كيفية استثمارك لوقتك تحدد نوعية حياتك المستقبلية  .

11ـ  حول أنشطتك اليومية الأساسية إلى عادة قوية . بمجرد أن تصبح عادة , سيسهل تحملها .

أستخدم وسائل وتقنيات وخطوات فعالة

1ـ  ابتعد عن المضايقات الشخصية , حتي تكون حريصا علي إنهاء عملك , فالتدخلات الغير ضرورية قد تعيق نجاحك . و استخدم وسائل عدم الإزعاج مثل علامات على الباب أو البريد الصوتى او ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الآخرون .

2 –  تعلم أن تتجاهل المهام التى لا تؤدى لنتائج فكلما ابتعدت عن المهام الأقل إنتاجاً كلما كنت منتجاً  أكثر.

3 – استخدم التكنولوجيا الحديثة التى توفر الوقت, إن كان فى الإمكان استخدام الهاتف أو الفاكس أو البريد الإلكترونى لرفع معدل الإنتاج.

4 ـ قف أثناء تحدثك بالهاتف . فالوقوف يجعلك تدخل فى الموضوع مباشرة وعندها ستنتهي المكالمة بسرعة .

5ـ  أكتب قائمة مهامك , دون الاهتمام بالتسلسل المناسب , باستخدام الأقلام الملونة , ثم قم  بتقسيمهم وبهذه الطريقة ستتعرف على المهام الصعبة التى ستواجهك .

6ـ  جمع كل سجلاتك الهامة معاً . احتفظ معك بخطة مهام ليوم واحد فقط . ومن الأفضل أن تكون قائمة المهام جزء من جدول أعمالك .

7ـ  أنشئ سجلات إلكترونية لمسئولياتك. إذا اعتمدت بشكل خاص على الكمبيوتر للتسجيل باستمرار ,ولكن أعمل مسودة على الورق ليكون عندك مرجع لمنع أى ضياع للمعلومات في المستقبل .

8ـ  احتفظ بخطتك في سجل مرئى فهو حافز يدفعك لإنجاز أكبر . استخدم خطتك كقائمة مراجعة واشطب كل مهمة يتم إنجازها .

9ـ  كن رقيباً على نفسك و أحكم نفسك وعدل منهجك . اسهل وسيلة لتطوير الحافز الذاتى هى أن تحتفظ برؤية واضحة لهدفك طوال الوقت .فالهدف هو سبب فعل ما تفعله الآن .

10ـ  واجه التحديات والصعوبات بأن تستجمع قوتك وتبدأ بالعمل . أعمل بهمة ونشاط . فعادة لا تكون الأمور بالصعوبة التى تتخيلها

11ـ  كلف آخرين بالعمل كلما أمكن . داوم على المتابعة للتأكد من سعيهم في الطريق الصحيح وفى الوقت المحدد .

12ـ  أسس نظام جيد للملفات بوضع دليل للملفات فى الأدراج . ويمكن تصنيفها بنظام الأرقام أو الحروف الهجائية , ضع كل شئ فى مكانه المناسب وستجده عندما تحتاجه .

13ـ  اتخذ القرارات بسرعة وحزم .لا تضيع الوقت فى التردد . قدر الموقف جيدا بأفضل ما يمكنك ثم اتخذ القرار فليست كل القرارات تتخذ بسرعة .

14 – نظم وقتك من أجل حياة أفضل ، فهو يؤدى لصحة جيدة وحياة منظمة . فأنت تحتاج لصحة جيدة لتستمتع بإنجاز مهمتك  فبقاؤك فى حالة صحية جيدة يعطيك طاقة وقدرة على التحمل .

15ـ  تعلم القراءة السريعة , مضاعفة سرعة القراءة ستوفر لك نصف الوقت مما يتيح لك المزيد من الوقت لمهام أكثر حيوية .

16ـ أعرف هدفك و ركز علىة فى جميع الأوقات .فمن الضرورى العمل بجد لإنجاز الأعمال .

17ـ  تمسك بجدول أعمالك دون أن تشتيت انتباهك ، ولا يجب أن تنجرف وراء المقاطعات  .

راقب وقتك

1- ضع سجل دقيق للوقت اللازم لإتمام كل مشروع أو عمل أو مهمة .

2- رؤية خطة مكتوبة للوقت على الورق ستوحى لك فى أغلب الأحيان وستساعدك في تحسن كفاءتك .

3ـ  استثمر وقتك فى إنجاز العمل الحقيقى ـ ذلك العمل الذى سيساعدك على إنجاز مهمة تلو الأخرى . انشغل بعمل كل ما هو مهم  ويخص المشروع الذى أمامك .

4- اترك كل التخطيط والترتيب لنهاية اليوم  بعد انتهاء العمل اليومى الهام

تحقق من صلاحية مانفذ
وأخيرا تحقق من صلاحية مانفذ بمراجعة كل النقاط والمهام الصغيرة المجدولة وتأكد من كونك راضيا تماما من النتيجة التي توصلت اليها وفي الوقت المحدد لتنفيذه .